Crea Documentos Estructurados

Mucha gente no utiliza estilos “reales” en Word. Por ejemplo, al crear un título, cambian simplemente la fuente, agrandan el tamaño de fuente, lo ponen en negrita, etc… Si se hace esto, el documento no tiene ninguna estructura que se pueda discernir por un lector de la pantalla. En Word, la manera correcta de proporcionar la estructura es utilizar los estilos de Word.

Word 2000-2003

Los estilos desplegables de la lista permiten crear titulos con marcado semántico, así como aplicar cualquier estilo anteriormente creado.

Hay un par de ventajas del tener estructura semántica en documentos de Word:

• Primero, cuando el archivo se exporta a HTML, conservará la estructura, haciéndolo accesible a los lectores de pantalla.
• En segundo lugar, la estructura también será conservada cuando sea exportada a PDF.
• En ambos casos, la estructura agregada aumenta la legibilidad del documento para la gente que usa a lectores de pantalla.

Word 2007

En esta versión se ha hecho hincapié y un buen trabajo en el uso de “estilos apropiados” para el marcado del documento. Cerca de la mitad de la barra de herramientas por defecto, se dedica a los estilos. Ésta es indudablemente la mejora más destacada de la accesibilidad en Word 2007.

Proporciona texto alternativo en las imágenes

Antes de exportar a HTML o a PDF, el texto alternativo se debe agregar en todas las imágenes.

Word 2000-2003

Para proporcionar el texto alternativo, click-Derecho en la imagen, y luego seleccionamos Formato de imagen/Format Picture.

Aparecerá una caja de diálogo. Selecciona la pestaña Web y después agregua el texto alternativo apropiado.

Word 2007

El agregar texto en el alt de las imágenes ha llegado a ser mucho menos intuitivo en Word 2007. Para agregar el texto alternativo, click-Derecho en la imagen y selecciona tamaño/size.

En la caja de diálogo o ventana. Seleccione la pestaña Texto Alternativo/Alt Text. Comprobaras que en este campo aparecera el nombre de la imagen como texto alternativo, como ya deberíamos saber este no es un texto alternativo correcto. Por lo tanto aplicaremos el arpopieado para la imagen que utilicemos. Sino sabes que texto aplicar puedes ver el artículo “Como usar el texto alternativo (alt) en imágenes”.

Para esta imagen el texto alternativo adecuado, sería algo como “WebAIM – Accesibility In Mind”.

Tablas de Datos y Temas de Accesibilidad

No hay forma de asignar el elemento encabezado a una tabla o el th a una celda de la tabla en Word.
Sin embargo puedes indicar que una fila “Se repita como encabezado en la parte superior de cada página” desde menú Propiedades de la tabla, tened en cuenta que esto no crea los encabezados apropiados en la tabla.
En cambio, las celdas estarán contenidas en el elemento thead. El <thead>, el <tfoot>, y el <tbody> se utilizan para dividir las tablas en las tres partes principales de una tabla de los datos.

Convertir Word a HTML

Guardar Archivo como HTML

Al guardar un documento Word como HTML, la estructura y el texto del alt se conservarán en el documento final. Para guardar como HTML, archivo y seleccionar Guardar como página Web..

En el Office XP o posterior, hay dos opciones para exportar a HTML:

• Guardar como página Web
• Guardar como página Web, filtrada

La ventaja de la opción “Guardar como página Web” es que la página se verá casi exactamente igual que el documento impreso. La ventaja de la opción “Guardar como página Web, filtrada” es que el código será mucho más limpio, el tamaño del archivo será significativamente menor, y en la mayoría, si no todos, la imagen y el aspecto del documento original se mantiene.

En términos de accesibilidad, ambas opciones son correcta, siempre y cuando el archivo de origen se haya creado con la estructura adecuada y con el texto alternativo para las imágenes, el documento no contiene tablas de datos, y otros se aplicarán los principios de accesibilidad. Debido a la reducción marcado en algunos navegadores, la opción “Guardar como Página Web Filtrada” tiene más probabilidades de ser soportado y compatible en varios navegadores.

“Pegado especial” en Dreamweaver

Si utiliza Dreamweaver, puede importar el contenido de Word utilizando la opción Pegado especial. Seleccione todo el contenido en el documento de Word y luego copiar en el portapapeles. A continuación, crea una página vacía en Dreamweaver y has clic con el botón derecho y selecciona Pegado especial …, o Ctrl + Shift + V.

Aparecerá un cuadro de diálogo o ventana nueva con las siguientes opciones:

• Sólo texto
• Texto con la estructura (párrafos, listas, tablas, etc)
• Texto con la estructura más básica de formato (negrita, cursiva)
• Texto con la estructura más completa de formato (negrita, cursiva, estilos).

También hay opciones para conservar los saltos de línea en el caso de que existan y Limpiar el espaciado de párrafos de Word. Utilizando cualquiera de los opciones anteriores serán los HTML más limpios, que si guarda como HTML en Word. Texto con estructura o Texto con estructura y el formato básico es generalmente la mejor opción.

También podemos guiarnos por una Web que nos enseña las mejores practicas para crear un documento de Word Accesible:

Las Mejores Prácticas para Word (en ingles)